Programa de nóminas para asesorías: qué debe incluir
Un programa de nóminas para asesorías no es un programa de nóminas para una empresa con más clientes dados de alta. El departamento laboral de un despacho calcula cientos de recibos de decenas de empresas, con convenios distintos, y depende de que la cotización, los contratos y los modelos fiscales salgan del mismo dato sin volver a teclearlo.
Esta guía resume qué debe incluir un software de nóminas pensado para asesorías, cómo comprobarlo en una demo y en qué fallan los programas genéricos.
Lo esencial en 4 puntos
- Multiempresa real: procesos por lotes para todas las empresas de la cartera, no empresa a empresa.
- Convenios mantenidos: tablas salariales, atrasos y revisiones aplicables de forma masiva.
- Conexión con la Seguridad Social y el SEPE: SILTRA, Sistema RED, Contrat@, Certific@2 y Delt@ sin exportar a mano.
- Integración fiscal y contable: el modelo 111, el 190 y los asientos de nómina deben salir del cálculo, no de una hoja aparte.
1. Programa de nóminas para empresa o para asesoría: la diferencia
| Aspecto | Programa para una empresa | Programa para una asesoría |
|---|---|---|
| Nº de empresas | Una o pocas | Decenas o cientos, con cuentas de cotización distintas |
| Convenios | Uno o dos | Muchos, con revisiones y atrasos en fechas diferentes |
| Forma de trabajo | Empresa a empresa | Procesos masivos: cálculo, envíos y cierres por lotes |
| Incidencias | Las introduce RRHH | Llegan de cada cliente y hay que recogerlas y validarlas |
| Fiscalidad | Modelo 111 de la empresa | 111 y 190 de toda la cartera, conectados con el área fiscal |
| Facturación | No aplica | Facturar al cliente por nóminas, altas o finiquitos |
2. Funciones imprescindibles en un software de nóminas para asesorías
Cálculo y convenios
- Base de datos de convenios colectivos con tablas salariales actualizables y conceptos propios por empresa.
- Cálculo de atrasos de convenio de forma masiva, con recibos complementarios.
- Pagas extra prorrateadas o no, incapacidad temporal, permisos, reducciones de jornada y embargos.
- Finiquitos e indemnizaciones con carta de despido y certificado de empresa.
- Actualización automática de bases, tipos y cotizaciones adicionales, como el Mecanismo de Equidad Intergeneracional (MEI).
Seguridad Social, SEPE y contratos
- Generación y envío de ficheros por SILTRA en el Sistema de Liquidación Directa, con conciliación de la liquidación.
- Afiliación (altas, bajas y variaciones) a través del Sistema RED.
- Comunicación de contratos a Contrat@, certificados de empresa con Certific@2 y partes de accidente con Delt@.
- Alertas de fin de contrato, de periodo de prueba y de bonificaciones que vencen.
Fiscal, contable y documentos
- Modelo 111 y modelo 190 generados desde las nóminas, con los certificados de retenciones para cada trabajador. Más detalle en nuestra guía del modelo 111 y del modelo 190.
- Asiento contable de la nómina y de los seguros sociales enviado a la contabilidad del cliente.
- Recibos en PDF y envío al trabajador o al cliente sin pasos manuales.
Organización del despacho
- Recogida de incidencias de cada cliente en un formato único (portal, plantilla o importación). Lo explicamos en cómo organizar las incidencias de nómina.
- Estado del mes por empresa: pendiente de datos, calculada, revisada, enviada.
- Portal para que el cliente y sus trabajadores descarguen recibos y documentos.
- Facturación al cliente a partir de la actividad laboral realizada.
3. Cómo encaja el programa en el mes del departamento laboral
La forma más rápida de ver si un programa sirve es recorrer un mes real del despacho:
| Momento | Tarea | Qué debe hacer el software |
|---|---|---|
| Días 15-25 | Recogida de incidencias | Recibirlas de todos los clientes en un mismo formato y marcar quién falta |
| Días 25-30 | Cálculo y revisión | Calcular por lotes y señalar variaciones raras frente al mes anterior |
| Fin de mes | Recibos y pagos | Generar recibos, fichero de transferencias y asiento contable |
| Mes siguiente | Cotización | Enviar y conciliar la liquidación en SILTRA antes del último día |
| Días 1-20 del mes siguiente al trimestre | Modelo 111 | Generar el modelo de cada empresa con los datos de las nóminas |
| Enero | Modelo 190 y certificados | Resumen anual y certificados de retenciones sin recalcular |
Si quieres planificar el año completo, consulta nuestro calendario fiscal mes a mes.
4. Checklist para valorar un programa de nóminas
Puntúa cada criterio de 1 a 5 y multiplica por su peso. Te ayudará a comparar dos o tres opciones con los mismos ojos.
| Criterio | Peso | Pregunta para la demo |
|---|---|---|
| Procesos masivos multiempresa | 25 % | ¿Puedo calcular y enviar todas las empresas del mes en un solo proceso? |
| Convenios y atrasos | 20 % | ¿Quién mantiene las tablas y cómo se aplica una revisión con efecto retroactivo? |
| Conexiones oficiales | 20 % | ¿Se envía a SILTRA, RED y Contrat@ desde el programa o hay que exportar? |
| Integración fiscal y contable | 15 % | ¿El 111, el 190 y el asiento salen de la nómina sin volver a introducir datos? |
| Incidencias y portal del cliente | 10 % | ¿Cómo me llegan las incidencias y cómo descarga el cliente sus recibos? |
| Migración y soporte | 10 % | ¿Se traspasan históricos y acumulados? ¿Quién me ayuda el primer cierre? |
Para preparar la reunión con el proveedor, usa también nuestras 15 preguntas para una demo de software para asesorías.
5. Errores frecuentes al elegir programa de nóminas
- Elegir por precio por nómina sin contar las horas de trabajo manual que se ahorran o se pierden. Calcula el coste total con esta guía de costes.
- Dar por hecho que los convenios están cargados: pregunta quién los actualiza y con qué plazo.
- No probar un atraso de convenio ni un finiquito en la demo: son los procesos que más tiempo consumen.
- Olvidar la migración: sin históricos ni acumulados no hay 190 correcto ni regularización de IRPF. Lo vemos en qué validar al cambiar de programa de nóminas.
- Separar nóminas del resto del despacho: cada exportación a contabilidad o a fiscal es un punto de error. Revisa los errores comunes en la gestión de nóminas.
6. Cómo lo resuelve Geyce
g-Nomi es el módulo de nóminas del ERP de Geyce, especializado en asesorías. Calcula los recibos y, a partir de ellos, la liquidación de impuestos y los modelos oficiales. Se integra con el SEPE, la Seguridad Social, el Sistema RED, Contrat@, Delt@, Certific@2 y SILTRA.
Al formar parte del mismo ERP, la nómina comparte datos con la contabilidad, los modelos fiscales, la facturación del despacho y el portal del cliente. Si vienes de otro programa, Geyce ofrece importación de datos con garantía de conversión.
¿Quieres ver un cierre de nóminas multiempresa? Pide una demo de g-Nomi con casos de tu propio despacho: atrasos de convenio, finiquitos y envío a SILTRA.
7. Preguntas frecuentes
¿Qué es un programa de nóminas?
Es el software que calcula los recibos de salario, las cotizaciones a la Seguridad Social y las retenciones de IRPF, y genera los ficheros y modelos oficiales que se derivan de ellos.
¿Qué diferencia hay entre software de nóminas y software de gestión de nóminas?
En la práctica se usan como sinónimos. Para una asesoría, «gestión» suele incluir además la recogida de incidencias, los envíos oficiales, la integración contable y fiscal y la comunicación con el cliente.
¿Un programa de nóminas debe conectar con SILTRA?
Sí. La cotización se liquida en el Sistema de Liquidación Directa y SILTRA es la aplicación de la Seguridad Social para enviar y recibir esos ficheros.
¿Puede el mismo programa hacer el modelo 111 y el 190?
Debería. Si los modelos se generan desde las nóminas, se evitan descuadres entre lo retenido en los recibos y lo declarado a Hacienda.
¿Cuánto se tarda en cambiar de programa de nóminas?
Depende del volumen y de la calidad de los datos. Lo habitual es planificar el cambio para un inicio de mes o de año, con un periodo en paralelo para validar históricos, acumulados y bases.
