10 consejos para preparar tu liquidación trimestral de IVA, IRPF y pago fraccionado del IS

Cumplir con las obligaciones fiscales es un aspecto fundamental para cualquier autónomo o empresa. Cada trimestre llega el momento de presentar la liquidación del IVA, el IRPF y, en el caso de sociedades, los pagos fraccionados del Impuesto sobre Sociedades (IS).

Aunque puede parecer un proceso rutinario, lo cierto es que una liquidación mal preparada puede tener consecuencias costosas: sanciones, intereses de demora o pérdida de deducciones legítimas. Por eso, la clave está en organización, previsión y digitalización.

A continuación, te compartimos 10 consejos prácticos que ayudarán a preparar estas liquidaciones con mayor seguridad y eficiencia.

1. Organiza la documentación desde el primer día

La mejor forma de evitar prisas de última hora es mantener un sistema de archivo ordenado y actualizado. Clasifica facturas, tickets y justificantes de gasto en carpetas físicas o digitales, diferenciando siempre ingresos y gastos.

Facturas emitidas → clientes.
Facturas recibidas → proveedores.
Justificantes bancarios → pagos, cobros y comisiones.

Un buen archivo te permitirá localizar cualquier documento de inmediato en caso de inspección.

2. Revisa la numeración de tus facturas

La correlatividad en la numeración de facturas es obligatoria. Saltos, duplicados o incoherencias pueden levantar sospechas en una revisión. Además, en el caso de tener distintas series de facturación (por ejemplo, online y presencial), asegúrate de diferenciarlas correctamente.

3. Controla los plazos de presentación

Los modelos más habituales que deben presentarse cada trimestre son:

• Modelo 303 (IVA).

• Modelo 130 (IRPF para autónomos en estimación directa).

• Modelo 131 (IRPF en módulos).

• Modelo 202 (pago fraccionado del IS).

El calendario fiscal marca fechas exactas: normalmente del 1 al 20 de abril, julio y octubre, y del 1 al 30 de enero en la última liquidación. Respetar los plazos evita recargos del 5% al 20% más intereses.

4. Comprueba la deducibilidad de los gastos

No todos los gastos son deducibles. Es fundamental revisar qué partidas puedes incluir legalmente en tu liquidación.

Ejemplos de gastos deducibles

• Suministros afectos a la actividad (con condiciones específicas).

• Material de oficina.

• Servicios profesionales contratados.

• Vehículos afectos al 100% de la actividad.

Incluir gastos no deducibles puede derivar en sanciones, mientras que olvidarlos supone pagar más impuestos de los necesarios.

5. Revisa los tipos de IVA aplicados

Aplicar incorrectamente el tipo de IVA es un error frecuente. Actualmente en España existen tres:

• 21% general.

• 10% reducido.

• 4% superreducido.

Un error en la aplicación no solo afecta al cliente, sino que también puede provocar ajustes en tu liquidación.

6. Realiza conciliaciones bancarias

La conciliación bancaria es una técnica clave para detectar discrepancias entre tu contabilidad y los movimientos bancarios.

Revisa periódicamente:

• Transferencias recibidas sin factura asociada.

• Gastos bancarios no contabilizados.

• Cobros pendientes de facturación.

Esto evitará descuadres en tu declaración de IVA o en la base imponible del IRPF e IS.

7. Calcula pagos fraccionados con antelación

Tanto el IRPF como el Impuesto sobre Sociedades requieren pagos a cuenta. Si no los planificas, puedes encontrarte con tensiones de tesorería. Una buena práctica es simular la liquidación con antelación, de modo que dispongas del dinero necesario y no comprometas la liquidez del negocio.

8. Conserva justificantes de operaciones

Guardar cada ticket, factura o justificante es esencial. Incluso los documentos que parecen menores, como un gasto de transporte o una pequeña compra, pueden tener valor fiscal.

Recomendación

Digitaliza todos los documentos y guárdalos en la nube. Así, aunque pierdas el original, siempre tendrás un respaldo seguro y accesible.

9. Revisa posibles errores en declaraciones anteriores

Si al preparar una liquidación descubres un error en un trimestre anterior, lo más recomendable es rectificar cuanto antes. La Agencia Tributaria permite presentar declaraciones complementarias para corregir errores y reducir sanciones. Ignorar un fallo puede derivar en multas mucho más elevadas en una inspección futura.

10. Apóyate en software de gestión contable y fiscal

La digitalización ha cambiado la manera de gestionar impuestos. Hoy existen programas que automatizan cálculos, generan los modelos oficiales y permiten su presentación telemática.

Beneficios del software contable y fiscal

• Reducción de errores manuales.

• Ahorro de tiempo en la preparación de modelos.

• Acceso remoto y trabajo colaborativo.

• Mayor seguridad en el tratamiento de datos.

Para asesorías y despachos profesionales, soluciones como Geyce facilitan la gestión integral y conectan la parte contable, fiscal y laboral en un único entorno, mejorando la eficiencia y la comunicación con el cliente.

Conclusión

Preparar la liquidación trimestral de IVA, IRPF y pagos fraccionados del IS requiere constancia, orden y previsión. Con una correcta organización documental, una revisión periódica de gastos y facturas, y el apoyo de herramientas digitales, es posible convertir un trámite complejo en un proceso ágil y seguro.

Los asesores y despachos que integren estas buenas prácticas en su rutina estarán mejor preparados para ofrecer un servicio de calidad, evitar sanciones y fortalecer la confianza de sus clientes.