La gestión de datos: Razones para una gran decisión

Imaginemos a una asesoría con miles de datos de sus clientes, pero sin herramientas ni medios para gestionarlos y que invierte horas en confeccionar un informe trimestral para preparar una reunión.

Cuesta mucho creer que lo anterior pueda ocurrir, ¿verdad?

Imaginemos ahora una asesoría con el mismo o más volumen de datos, y que en segundos da la orden a su ERP para confeccionar un informe multiejercicio con completos informes comparativos que son esenciales conocer para cualquier empresa en cuanto el análisis y la toma de decisiones.

¿Qué diferencia hay entre ambas asesorías?

Su capacidad de gestionar los datos, y en aquí entra sin duda en valor el ERP del despacho.   

Desde que se obtiene la información, se crea o se captura, comienza un proceso de  importancia vital para garantizar un servicio profesional en la relación asesoría-cliente.

Adquirir, almacenar, organizar, mantener, proteger y analizar datos para ayudar en la toma de decisiones y mejorar la eficiencia de una organización es el pilar de toda gestión de datos, que para llevarla a cabo de manera efectiva se deben tener en consideración una serie de factores.

• Identificar los tipos de datos que son importantes para la organización y cómo se utilizarán en la toma de decisiones con ayuda del ERP.

• Adquisición de datos: recopilar datos de diversas fuentes, siendo el ERP la principal, que permite la incorporación de fuentes internas y externas a la organización.

3 - Los datos deben ser almacenados en un lugar seguro, accesible y escalable.

4 - Los datos deben organizarse de manera coherente para permitir la fácil búsqueda y recuperación.  

5-   Mantenimiento. Los datos deben ser actualizados regularmente y mantenerse precisos para garantizar la integridad y la calidad de los datos.

6-   Protección. Los datos deben ser protegidos contra el acceso no autorizado y los riesgos de seguridad. Esto puede incluir medidas de seguridad, como la autenticación de usuarios y la encriptación de datos.

7 -  Análisis. Los datos deben ser analizados y visualizados para obtener   información valiosa que ayude en la toma de decisiones.

En resumen, la gestión de datos es un proceso complejo que requiere planificación, recursos y tecnología. La implementación efectiva de los pasos mencionados anteriormente puede ayudar a las organizaciones a utilizar sus datos de manera más eficiente y efectiva.

Gestión de datos en contabilidad

La gestión de datos es muy importante para la contabilidad, ya que los datos financieros son la base de los informes contables y fiscales de una empresa. Una mala gestión de los datos financieros puede tener consecuencias graves, incluyendo la pérdida de información importante, errores en los informes financieros y problemas con los impuestos. 

¿En qué me ayuda un buen programa contable?

• Recopilación y almacenamiento de datos financieros: Es importante recopilar y almacenar los datos financieros de manera precisa y organizada. Los datos financieros pueden incluir información sobre las ventas, los ingresos, los gastos y los activos de la empresa.

• Automatización. El software de contabilidad puede ayudar a automatizar muchos procesos contables y financieros, reducir errores y ahorrar tiempo en la entrada de datos.

• Verificación. Es importante verificar y reconciliar los datos financieros regularmente para asegurarse de que sean precisos y estén actualizados. La verificación y reconciliación también puede ayudar a identificar errores y fraudes.

• Análisis. El análisis de los datos financieros puede proporcionar información valiosa para la toma de decisiones empresariales. Los informes financieros pueden ayudar a los gerentes y propietarios de empresas a identificar tendencias y oportunidades para mejorar el rendimiento financiero.

En resumen, la gestión de datos es fundamental para la contabilidad, y puede ayudar a las empresas a mantener registros financieros precisos y a cumplir con sus obligaciones fiscales y contables. La aplicación de la gestión de datos puede mejorar la eficiencia y eficacia de los procesos contables y financieros, y proporcionar información valiosa para la toma de decisiones empresariales

¿Qué no debo hacer?

La peor manera de gestionar datos es simplemente no hacerlo o pensar que lo hacemos bien, lo que puede conducir a una serie de problemas que afectan negativamente la eficacia y eficiencia de una organización.

Si la empresa no tiene una estrategia de gestión de datos clara, es probable que se produzca una gestión ineficaz de los datos. Esto puede resultar en datos incompletos, inexactos o no disponibles cuando se necesitan.

Si no se están utilizando las herramientas adecuadas para la gestión de datos, es probable que se produzcan problemas en la calidad de estos, en su integridad y en la eficacia de la gestión de los mismo.

La falta de medidas de seguridad para proteger los datos contra el acceso no autorizado y las amenazas a la seguridad de los datos puede llevar a problemas graves, como la pérdida de estos, el robo de identidad y la exposición de información confidencial.

Si los datos no se actualizan regularmente, pueden volverse obsoletos, lo que puede afectar negativamente la toma de decisiones y la eficacia de la organización.

Y la falta de una política clara de acceso a los datos puede conducir a una mala gestión y al uso inapropiado de los mismos.

En resumen, la peor manera de gestionar datos es no hacerlo en absoluto o hacerlo de manera inadecuada, lo que puede llevar a problemas graves y a una gestión ineficaz de la información. Es importante que las organizaciones implementen una estrategia clara de gestión de datos con un ERP que les ayude, que sigan las mejores prácticas de seguridad, los mantengan actualizados y tengan una política clara de acceso para garantizar una gestión efectiva de los datos.

¿Un ERP me ayudará a la gestión de datos?

Por supuesto, un buen ERP puede mejorar la gestión de datos , ¿cómo?

1. Recopilando datos de diversas fuentes y formatos, lo que reduce la necesidad de trabajo manual y mejora la precisión de la información recolectada.

2. Almacenando, gestionando y organizando grandes cantidades de datos, asegurando que estén disponibles y accesibles cuando se necesiten.

3. Realizando análisis y procesamiento de datos complejos, lo que permite identificar patrones y tendencias para tomar decisiones más informadas.

4. Ayudando a proteger los datos sensibles de la empresa, manteniéndolos seguros y garantizando que sólo estén disponibles para las personas autorizadas.

5. Automatizando tareas rutinarias, liberando a los empleados de las tareas repetitivas y permitiéndoles concentrarse en tareas más estratégicas.

Sin duda un buen ERP mejora la gestión de datos al facilitar la recolección, almacenamiento, procesamiento y análisis de grandes cantidades de información, aumentando la eficiencia, la precisión y la seguridad de los datos del despacho.