Factura electrónica obligatoria: reglamento, a quién afecta y cuándo entra en vigor

La Ley 18/2022 (Ley Crea y Crece) introdujo la futura obligación de facturar electrónicamente en operaciones B2B (entre empresas y profesionales). Tras ese marco legal, el Gobierno ha dado un paso relevante al aprobar un real decreto que desarrolla la medida, con el objetivo de reducir la morosidad y aumentar la trazabilidad de los pagos.

Lo importante, a efectos prácticos, es entender qué se considera “factura electrónica” en este contexto, a quién aplica y desde cuándo empezarán a contarse los plazos de adaptación.

Qué es una factura electrónica

En el ámbito de la obligación B2B, se entiende por factura electrónica la factura emitida y recibida en formato electrónico entre empresarios y profesionales que documenta operaciones comerciales entre ellos.

La clave no es solo “enviar un PDF por email”. La norma se orienta a un formato estructurado y a un intercambio que permita trazabilidad, automatización e interoperabilidad (lectura, integración y seguimiento).

¿Qué dice el reglamento de la factura electrónica? Implementación en España

Según la información pública disponible, el real decreto aprobado establece un modelo de intercambio en el que:

• se podrán usar plataformas privadas, con interconexión entre ellas para evitar dependencias de “la plataforma del cliente”; y/o
• una solución pública gratuita impulsada por la AEAT.

Además, el sistema persigue registrar no solo la emisión, sino también eventos asociados (p. ej., aceptación y pago), para reforzar el control de plazos de pago y la lucha contra la morosidad.

Normativa de factura electrónica: resumen útil

Marco legal base

• Ley 18/2022, de creación y crecimiento de empresas (Crea y Crece): habilita la obligación B2B y remite a su desarrollo reglamentario.

Desarrollo reglamentario

• Real decreto B2B: aprobado por el Consejo de Ministros el 24/03/2026 (pendiente de su despliegue completo mediante orden ministerial y detalles operativos).

Un apunte sobre conservación y acceso

• La obligación de disponer de sistemas que permitan acceso y conservación de facturas y datos se enmarca también en el contexto de modernización y control de la facturación (y se complementa con el reglamento de sistemas informáticos, “VERI*FACTU”).

¿Quién está obligado a emitir y recibir factura electrónica?

De forma general, la obligación se dirige a operaciones entre empresarios y profesionales (B2B) situados en territorio español.

Quedan fuera, con carácter general:

• las operaciones con consumidores finales (B2C);
• los supuestos en los que una de las partes no está establecida en España (según el encaje definido en el reglamento);
• y determinados tipos de facturas como las simplificadas, tal y como recoge el proyecto reglamentario difundido en audiencia pública (y que se ha venido utilizando como base de referencia).

¿Cuándo entra en vigor? Fechas y plazos de adaptación

Aquí está el punto más sensible: la implantación es escalonada y los plazos empiezan a contar desde la publicación de una orden ministerial.

Según la información publicada, el esquema es:

• 1 año para empresas con más de 8 millones de euros de facturación anual.
• 2 años para el resto de empresas y profesionales.

Además, se ha indicado que la orden ministerial se prevé antes del 1 de julio de 2026, lo que permite anticipar que el “contador” de plazos se activará previsiblemente en 2026.

Factura electrónica y VERI*FACTU: ¿son lo mismo?

No. Son dos iniciativas relacionadas, pero con objetivos distintos:

• Factura electrónica B2B (Crea y Crece): se centra en digitalizar y trazabilizar la facturación entre empresas/profesionales y apoyar el control de la morosidad (emisión–recepción–eventos de pago).
• VERI*FACTU / Reglamento de sistemas informáticos de facturación (RD 1007/2023): se centra en requisitos técnicos de los sistemas de facturación para dificultar el fraude y asegurar integridad/registro.

Y, además, VERI*FACTU ha sido objeto de ajustes de calendario, con referencias a una aplicación práctica en 2027.

Prepararse: 6 acciones prácticas (sin esperar al último momento)

1. Mapear el circuito de facturación: emisión, envío, cobro y archivo (por tipo de cliente/proveedor).
2. Identificar casos B2B: qué parte de la facturación cae dentro de la futura obligación.
3. Revisar formatos y datos maestros: NIF, razón social, direcciones, series, condiciones de pago (la trazabilidad exige datos consistentes).
4. Decidir vía operativa: solución pública AEAT, plataforma privada, o un modelo combinado.
5. Preparar el “estado” de las facturas: aceptación/rechazo y registro de pago, porque será parte del control de plazos.
6. Alinear con VERI*FACTU: para evitar duplicidades, conviene planificar la adaptación de sistemas pensando en ambas exigencias.

Preguntas frecuentes

¿Enviar un PDF por email cuenta como factura electrónica obligatoria?

En general, no es el enfoque. La obligación B2B se orienta a un intercambio en formato electrónico estructurado e interoperable, no a un simple documento adjunto.

¿Afecta a autónomos y pymes?

Sí, con implantación escalonada. El calendario da 2 años de adaptación para el “resto” (por debajo de 8M de facturación), una vez se publique la orden ministerial.

¿Afecta a facturación con particulares?

La obligación descrita es para operaciones B2B. El marco excluye, con carácter general, las relaciones B2C.

¿Qué pasa si no cumplo?

El régimen sancionador concreto depende del encaje final del desarrollo reglamentario y de su aplicación. Como referencia normativa relacionada con obligaciones de factura electrónica y acceso, la Ley 18/2022 contempla sanciones de hasta 10.000 € en determinados incumplimientos de oferta/acceso a facturas electrónicas en servicios al público.

¿Factura electrónica B2B y VERI*FACTU se implementan a la vez?

Son obligaciones distintas y pueden tener calendarios diferentes. La AEAT ha explicado que ambos marcos deben convivir y que los sistemas deberán adaptarse de forma coherente.