¿Cuándo cambiar de software contable: al cerrar el ejercicio o durante el año?

La conversación sobre cambiar de software contable suele terminar igual: mejor lo dejamos para enero. Y cuando llega enero, coinciden el cierre, el resumen anual y las primeras presentaciones, así que se aplaza otra vez.

El momento del año influye, pero menos que la preparación. Aquí comparamos los tres momentos posibles, con lo que gana y lo que pierde cada uno, y proponemos un calendario de ocho semanas y una lista de comprobación para elegir fecha con criterio.

1. Lo que realmente condiciona el cambio

Un cambio de programa se complica por tres motivos, y ninguno depende del mes: los datos de origen no están ordenados, el equipo no sabe todavía dónde hace cada tarea, y nadie ha comprobado antes que la conversión funciona con datos reales. Si esos tres puntos están resueltos, casi cualquier fecha es válida; si no lo están, enero tampoco salva el proyecto.

2. Los tres momentos posibles, comparados

En la práctica, muchos despachos eligen una vía mixta: preparan el proyecto en un periodo tranquilo y fijan el arranque en el primer día del ejercicio siguiente, con los maestros ya cargados y validados.

3. Si eliges el inicio de ejercicio

• Carga y valida los maestros (plan contable, clientes, proveedores, artículos, empleados) durante el trimestre anterior.
• Traspasa solo el ejercicio anterior cerrado y deja los años antiguos en consulta.
• Ten previsto que el cierre del ejercicio anterior se hará en el programa antiguo: eso no es un problema, es lo habitual.
• Reserva los primeros días de enero para la operativa, no para aprender el programa.

4. Si eliges cambiar a mitad de año

• Fija una fecha de corte y déjala por escrito: hasta ese día, programa antiguo; desde ese día, programa nuevo.
• Traspasa saldos de apertura del periodo y acumulados de impuestos y de nómina ya presentados.
• Cuadra el trimestre en curso antes del corte para no arrastrar diferencias.
• Mantén el programa anterior accesible hasta que el ejercicio esté cerrado y presentado.

Cuando el cambio afecta al área laboral, la validación de acumulados es la parte crítica. Lo detallamos en cambiar de programa de nóminas: qué validar.

5. Lista de comprobación antes de fijar la fecha

• Inventario de empresas y de servicios por cliente, con su volumen.
• Estado real de los datos de origen: duplicados, cuentas sin uso, maestros desactualizados.
• Conversión de prueba realizada y revisada con datos propios.
• Lista de informes y documentos que el despacho entrega, para comprobar que existen en el programa nuevo.
• Plan de formación por funciones y responsables asignados por cliente.
• Calendario fiscal del periodo, con los días en los que no se puede tocar nada.

Si aún estás comparando opciones, en qué comprobar en una demo hay una lista de preguntas para las pruebas y en cómo calcular el coste total del cambio, el detalle de las partidas que no aparecen en el presupuesto.

6. Un calendario de ocho semanas

1. Semanas 1 y 2. Inventario, limpieza de maestros y decisión sobre el histórico que se traspasa.
2. Semana 3. Primera conversión de prueba con datos reales.
3. Semana 4. Revisión de la conversión: saldos, cuentas, terceros, acumulados e informes.
4. Semana 5. Correcciones, segunda conversión y definición de criterios de trabajo.
5. Semana 6. Formación por funciones, con casos reales del despacho.
6. Semana 7. Trabajo en paralelo con un grupo pequeño de clientes.
7. Semana 8. Arranque general, con soporte reforzado los primeros días.

7. Lo que conviene evitar

• Arrancar en plena campaña de presentaciones.
• Dar por bueno el traspaso sin haber revisado una conversión con datos propios.
• Traspasar todo el histórico por si acaso, sin saber para qué se va a usar.
• Formar al equipo el mismo día del arranque.
• Cerrar el acceso al programa anterior antes de tener el ejercicio cuadrado y presentado.

8. Cinco preguntas para decidir

1. ¿Qué presentaciones hay en los dos meses siguientes a la fecha que estoy pensando?
2. ¿Tengo los maestros limpios o necesito varias semanas para ordenarlos?
3. ¿Puedo probar la conversión con mis datos antes de comprometerme?
4. ¿Quién del equipo puede dedicar horas al proyecto sin dejar clientes desatendidos?
5. ¿Qué pasa si el arranque se retrasa dos semanas? Si la respuesta es un problema grave, la fecha no es buena.

Preguntas frecuentes

¿Se puede cambiar con el ejercicio a medias sin perder información?

Sí, siempre que se traspasen los saldos de apertura del periodo y los acumulados ya presentados, y que el programa anterior quede accesible para consultar el detalle. La clave es documentar la fecha de corte.

¿Cuánto tiempo hay que trabajar en paralelo?

Lo habitual es un periodo completo de trabajo: un mes en el área laboral o un trimestre en el área fiscal, con un grupo reducido de clientes. Trabajar en paralelo con todos y durante meses suele crear más problemas de los que evita.

¿Qué pasa con el cierre del ejercicio anterior?

Normalmente se hace en el programa antiguo, que es donde está el detalle completo. Después se traspasan los saldos de apertura al programa nuevo y se comprueba que cuadran contra el balance de cierre.

¿Es imprescindible probar antes con datos reales?

Sí. Una demostración con datos de ejemplo enseña cómo funciona el programa, pero solo una conversión con datos propios muestra cómo queda tu información y qué hay que corregir.

El siguiente paso

La decisión sobre la fecha se toma mucho mejor cuando ya sabes en qué estado están tus datos. En Geyce el traspaso lo prepara el departamento de conversiones y puedes revisar el resultado antes de contratar, lo que permite fijar el calendario con información real y no con suposiciones.

Puedes ver cómo se plantea el proyecto en cambiar de software, qué incluye el servicio de importación de datos y qué cubre el área de contabilidad. Si vienes de otro programa concreto, en migrar datos de A3 o Sage están las comprobaciones del traspaso.

Cuéntanos qué programa utilizas y estudiamos cómo plantear el cambio, incluida la fecha que menos afecta a tu calendario de trabajo. Escríbenos desde contacto.