Cómo adaptar tu empresa a la Ley Antifraude y a Verifactu según tu software de facturación

La Ley Antifraude y la obligatoriedad de Verifactu marcan un antes y un después en la gestión de la facturación y la contabilidad de las empresas y autónomos en España. La adaptación a estas nuevas normativas fiscales no solo es una obligación, sino también una gran oportunidad para optimizar los procesos administrativos y contables. Cumplir con los requisitos de la ley puede mejorar la eficiencia operativa, aumentar la seguridad jurídica y simplificar las interacciones con la Agencia Tributaria.

¿Qué es la Ley Antifraude y cómo afecta a las empresas?

La Ley 11/2021, conocida como la Ley Antifraude, establece medidas para prevenir y luchar contra el fraude fiscal en España. Entre sus principales disposiciones, se incluyen requisitos técnicos en el software de facturación, los cuales garantizan la integridad, trazabilidad, conservación e inviolabilidad de los datos fiscales generados por las empresas.

Por otro lado, Verifactu es un sistema de transmisión de información fiscal entre las empresas y la Agencia Tributaria. Este sistema obliga a las empresas a registrar, almacenar y enviar sus facturas de forma automática y en tiempo real o diferido a la Hacienda Pública. Aunque el uso de Verifactu no es obligatorio en su totalidad, se espera que la obligación de cumplir con este sistema se expanda a todas las empresas en los próximos años.

Las fechas clave a tener en cuenta son:

• 28 de julio de 2025: Los proveedores de software deben tener sus aplicaciones adaptadas para cumplir con la Ley Antifraude.

• 1 de enero de 2026: Las sociedades anónimas y limitadas estarán obligadas a utilizar un software de facturación certificado por la Agencia Tributaria.

• 1 de julio de 2026: Es la fecha límite para que autónomos y sociedades civiles utilicen un software certificado por la AEAT.

¡Es momento de prepararse! En este artículo, te mostramos cómo adaptar tu empresa a la nueva normativa según el tipo de software de facturación que utilices.

1. Si usas un software no profesional (por ejemplo, Excel)

Si todavía utilizas herramientas no profesionales como Excel para emitir tus facturas, debes saber que este sistema no cumple con los requisitos de la Ley Antifraude ni con Verifactu. Las herramientas como Excel no están diseñadas para generar registros automáticos, generar los archivos XML necesarios para Verifactu ni para garantizar la integridad e inalterabilidad de las facturas.

Pasos a seguir para adaptarse:

• Migrar a un software profesional: Considera seriamente la migración a una herramienta de facturación profesional. Un software especializado como el que ofrece Geyce garantiza que tu sistema cumpla con todos los requisitos legales y fiscales.

• Implementar un software compatible con Verifactu: Asegúrate de que el software que elijas pueda generar los registros requeridos por la Agencia Tributaria y permitir el envío de facturas en tiempo real. Geyce, por ejemplo, está completamente preparado para integrarse con Verifactu y ofrecerte una solución fiable y segura.

• Formar a tu equipo: Es fundamental que todo el equipo administrativo y contable de tu empresa esté capacitado en el uso del nuevo software, para que el proceso de facturación sea lo más eficiente y fluido posible.
  
  
  
  

2. Si usas un programa a medida (de Sage u otro proveedor)

Un software a medida puede ser muy eficaz para tu empresa, pero necesita cumplir con los requisitos técnicos establecidos por la Ley Antifraude y Verifactu. Para adaptar tu sistema a la nueva normativa, es necesario realizar una auditoría exhaustiva de tu solución actual.

Pasos a seguir para adaptarse:

• Auditar tu software actual: Revisa las funcionalidades de tu software y determina si puede cumplir con los requisitos de la Ley Antifraude, como la trazabilidad de las facturas y la generación de registros en formato XML para Verifactu.

• Actualizar o desarrollar módulos adicionales: Si tu software no está completamente preparado, trabaja con tu proveedor o desarrollador para implementar las funcionalidades necesarias, como la capacidad de enviar facturas en tiempo real a la AEAT y la generación automática de registros de facturación.

• Realizar pruebas: Es importante que realices pruebas con los nuevos módulos y funcionalidades para verificar que todas las facturas generadas cumplan con los requisitos técnicos y legales exigidos por la normativa.
  
  

3. Si tienes una solución antigua de Sage

Si usas una versión antigua de Sage para tu facturación, es probable que no cumpla con todos los requisitos de la Ley Antifraude y Verifactu. Sin embargo, no te preocupes, porque actualizar o migrar a una versión más reciente de Sage es una opción viable.

Pasos a seguir para adaptarse:

• Verifica la compatibilidad: Consulta con el proveedor de Sage o con tu distribuidor de software para saber si tu versión actual puede ser actualizada para cumplir con la normativa.

• Actualizar a una versión más reciente: Si tu software no es compatible, es recomendable migrar a una versión de Sage que cumpla con los requisitos legales y permita la integración con Verifactu.

• Capacitar a tu equipo: Como en los otros casos, la formación de tu equipo es esencial para garantizar que estén familiarizados con las nuevas funcionalidades del sistema.

¿Por qué es importante adaptarse a la Ley Antifraude y Verifactu?

Cumplir con la Ley Antifraude no solo evita sanciones fiscales, sino que también ofrece una serie de beneficios para las empresas:

• Reducción de riesgos fiscales: Al cumplir con la normativa, minimizas la posibilidad de ser auditado o sancionado por la Agencia Tributaria.

• Mejor control y trazabilidad: El sistema automatizado y digitalizado facilita la supervisión constante de las transacciones y mejora la transparencia de los procesos contables.

• Optimización de procesos: La automatización de la facturación y el envío de registros reduce el tiempo dedicado a tareas administrativas y minimiza los errores humanos.

• Preparación para una fiscalidad digitalizada: Adaptarse a Verifactu ahora te prepara para una gestión fiscal completamente digitalizada en el futuro.

Conclusión: Un paso estratégico para el futuro de tu empresa

Adaptarse a la Ley Antifraude y a Verifactu no debe verse solo como una obligación, sino como una oportunidad para digitalizar y optimizar los procesos fiscales de tu empresa. Dependiendo del software que utilices, los pasos para cumplir con la normativa pueden variar, pero en todos los casos es importante actuar con antelación para evitar problemas a futuro.

Si estás usando Excel o una solución a medida, es hora de migrar a un software profesional como el de Geyce para cumplir con los requisitos legales. 

No dejes que el cumplimiento de la ley sea un dolor de cabeza. Con el software adecuado, puedes convertir este desafío en una oportunidad para mejorar la eficiencia y seguridad fiscal de tu negocio. ¡Prepárate para la fiscalidad digitalizada y mantente un paso adelante!