Cambiar de programa de nóminas: cómo validar históricos, acumulados y datos laborales

Cambiar de programa de nóminas rara vez falla en la ficha del trabajador. Falla en lo que va detrás: los acumulados del ejercicio, las bases ya cotizadas, los conceptos propios que cada asesoría ha ido creando y las variables que solo conoce quien lleva ese cliente.

Antes de dar por bueno un traspaso conviene decidir qué datos se validan, contra qué documento se comparan y quién da el visto bueno. Esta guía propone una lista de comprobación, una tabla de validación y un calendario de cambio para un despacho que gestiona varias empresas a la vez.

1. Decide qué histórico necesitas de verdad

El primer error es pedir que se traspase todo. Cuanto más histórico se mueve, más puntos de fallo aparecen y más larga es la comprobación. Hay tres escenarios habituales:

• Solo datos maestros. Empresas, trabajadores y contratos, sin histórico de nóminas. Es el traspaso más rápido, pero obliga a cargar los acumulados del ejercicio en curso.
• Datos maestros más ejercicio en curso. Suele ser la opción más equilibrada: permite que el programa nuevo calcule bien topes anuales, regularización de IRPF y pagas extra sin arrastrar años antiguos.
• Histórico completo. Útil si necesitas consultar o certificar años anteriores desde el programa nuevo. Exige más validación y conviene reservarlo para clientes con inspecciones, litigios o mucha rotación.

Una salida intermedia que funciona bien: dejar el programa anterior accesible en modo consulta durante unos meses y traspasar al nuevo solo lo que hace falta para calcular.

2. Los tres bloques de datos que hay que validar

Empresa, centros y convenio

• Códigos de cuenta de cotización activos y su asociación a cada centro de trabajo.
• Convenio aplicable, tablas salariales vigentes y fecha de la última actualización cargada.
• Calendarios laborales, jornada anual y turnos, cuando condicionan el cálculo.
• Datos de firma y representación que aparecen en nóminas, certificados y comunicaciones.
• Cuentas bancarias de remesa y formato de fichero utilizado por cada cliente.

Trabajador y contrato

• NIF y número de afiliación, con la fecha de alta y la de antigüedad diferenciadas.
• Tipo de contrato, coeficiente de jornada y grupo de cotización.
• Categoría, nivel de convenio y complementos personales consolidados.
• Datos de IRPF: situación familiar, descendientes y ascendientes, grado de discapacidad, reducciones y tipo que se viene aplicando.
• Embargos, anticipos, préstamos y retenciones judiciales en curso.
• Representación legal de los trabajadores y crédito horario, si aplica.

Histórico y acumulados

• Bases de cotización acumuladas del ejercicio y bases de contingencias profesionales.
• Retribuciones y retenciones de IRPF acumuladas, con el tipo aplicado hasta la fecha.
• Pagas extra: número, importe, criterio de prorrateo y devengo acumulado.
• Vacaciones devengadas, disfrutadas y pendientes.
• Procesos de incapacidad temporal abiertos, con su fecha de inicio y su base reguladora.
• Bonificaciones y reducciones en vigor, con la fecha en la que terminan.
• Finiquitos, regularizaciones y atrasos pagados dentro del ejercicio.

3. Tabla de validación rápida

Esta tabla sirve como guión de revisión: cada fila se comprueba contra un documento, no contra la pantalla del programa.

4. Comprueba la conversión con tres nóminas, no con una

La forma más rápida de saber si un traspaso está bien es recalcular en el programa nuevo un mes que ya está cerrado y presentado, y comparar. Con una sola nómina no basta: conviene elegir tres casos distintos.

• Un trabajador estándar, jornada completa y sin incidencias.
• Un caso complejo: jornada parcial, incapacidad temporal, horas extra o pluses variables.
• Un alta o una baja con finiquito dentro del mes.

Para cada caso, compara línea a línea la nómina antigua y la nueva, cuadra el total con el resumen ya presentado y anota cada diferencia con su causa. Si la diferencia está en céntimos suele ser un redondeo o un criterio de prorrata; si está en la base o en el tipo de IRPF, es un dato de origen que hay que corregir antes de seguir.

5. Conceptos propios e incidencias periódicas

Casi todos los despachos acumulan conceptos creados años atrás, algunos duplicados y otros que ya nadie usa. El cambio de programa es la mejor ocasión para limpiar ese maestro.

• Saca el listado de conceptos del programa anterior y marca los utilizados en los últimos doce meses.
• Para cada concepto vivo define si cotiza, si tributa, si se prorratea en pagas extra y si entra en el cálculo de vacaciones.
• Unifica los conceptos que significan lo mismo con nombres distintos.
• Deja por escrito el criterio de cada concepto: es lo que evita que dos personas del equipo lo apliquen de forma diferente.

Si además quieres ordenar cómo llegan las variables de cada cliente cada mes, en gestión de incidencias de nómina en una asesoría explicamos cómo montar la recogida y la validación de datos.

6. Trámites y comunicaciones que hay que dejar probadas

• Envío y recepción de ficheros con la Seguridad Social, comprobando que los códigos coinciden.
• Certificados electrónicos y autorizaciones con los que se firma cada trámite.
• Comunicación de contratos y de partes de baja, con sus plazos.
• Remesas bancarias y recibos de salario en el formato que espera cada cliente.
• Presentación de retenciones y su cuadre con los acumulados traspasados.

7. Un calendario razonable para el cambio

1. Cuatro a seis semanas antes. Inventario de empresas, conceptos y particularidades. Se decide qué histórico se traspasa.
2. Tres semanas antes. Conversión de prueba y recálculo de un mes cerrado con los tres casos tipo.
3. Dos semanas antes. Corrección de diferencias, segunda conversión y validación de acumulados.
4. Una semana antes. Formación del equipo por funciones y reparto de responsables por cliente.
5. Primer mes en producción. Doble revisión de los cálculos y comparación con el mes anterior antes de enviar las nóminas.

El momento más cómodo para arrancar es el inicio de un ejercicio, porque los acumulados parten de cero. Si el cambio se hace a mitad de año, la validación de acumulados pasa a ser la tarea principal del proyecto.

Preguntas frecuentes

¿Se pueden traspasar las nóminas de años anteriores?

Depende del programa de origen y del detalle que conserve. Lo habitual es poder recuperar datos maestros y acumulados; el recálculo exacto de nóminas antiguas no siempre es posible, y en ese caso conviene mantener el programa anterior en consulta o guardar los recibos y los resúmenes presentados.

¿Es mejor cambiar en enero?

Enero simplifica los acumulados, pero coincide con cierres y con el resumen anual. Muchos despachos preparan el proyecto en el último trimestre y arrancan con la nómina de enero, dejando diciembre calculado en los dos programas.

¿Cuánto tiempo hay que dedicar a validar?

No depende tanto del número de trabajadores como de la variedad: convenios distintos, conceptos propios, incidencias frecuentes. Un despacho con muchas empresas parecidas valida mucho más rápido que uno con pocas empresas muy diferentes entre sí.

¿Y si aparece un error después de arrancar?

Por eso conviene no borrar nada. Mantener el programa anterior accesible y los resúmenes presentados permite reconstruir el dato y corregirlo con una regularización, sin rehacer el mes completo.

El siguiente paso

Antes de contratar puedes pedir una conversión previa de tus datos y comprobar el resultado: es la única forma de ver cómo queda tu información real en el programa nuevo. En Geyce el traspaso lo prepara el departamento de conversiones y puedes revisarlo antes de decidir.

Puedes ver cómo se plantea el proyecto en cambiar de software, qué incluye el servicio de importación de datos y qué cubre el área de nóminas. Si vienes de otro programa, en migrar datos de A3 o Sage detallamos las comprobaciones del traspaso.

Solicita una demostración centrada en cómo trabaja tu departamento laboral y revisamos juntos tus convenios, tus conceptos y tus incidencias habituales. Escríbenos desde contacto indicando con qué programa trabajáis ahora.