Protección de datos en asesorías: cómo cumplir la normativa de forma eficiente

En el día a día de las asesorías y despachos profesionales se gestionan enormes volúmenes de datos sensibles de empresas y particulares. Cumplir correctamente con la normativa de protección de datos no es solo una obligación legal, sino también una cuestión de responsabilidad profesional y de confianza ante los clientes.

Los principales riesgos de incumplimiento

Un tratamiento inadecuado de los datos personales puede acarrear importantes consecuencias para el despacho, tanto a nivel económico como reputacional.

Sanciones económicas elevadas

El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) establece sanciones que pueden alcanzar millones de euros en función de la gravedad de la infracción:

• Falta de consentimiento expreso para el tratamiento de datos.

• Incumplimiento de los principios de minimización y limitación del tratamiento.

• Pérdidas de datos por brechas de seguridad.

Pérdida de la confianza de los clientes

Los clientes confían en que sus datos están protegidos. Un fallo en la protección puede provocar:

• Daños a la imagen y reputación de la asesoría.

• Pérdida de clientes actuales y dificultades para captar nuevos.

Reclamaciones y procesos judiciales

El incumplimiento puede derivar en:

• Denuncias de clientes ante la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD).

• Demandas por daños y perjuicios derivados de filtraciones o mal uso de datos.

Claves para una protección de datos eficaz

Cumplir con el RGPD requiere combinar procedimientos internos, formación del personal y el uso de herramientas tecnológicas adecuadas.

Identificación y clasificación de los datos

• Identificar qué datos personales gestiona el despacho.

• Clasificar los datos según su sensibilidad.

• Establecer los fines y la base legal del tratamiento.

Consentimiento y transparencia

• Informar de forma clara a los clientes sobre el uso de sus datos.

• Obtener el consentimiento expreso cuando sea necesario.

• Permitir el ejercicio de derechos (acceso, rectificación, supresión, etc.).

Seguridad de la información

• Implementar medidas técnicas de seguridad: cifrado, copias de seguridad, control de accesos.

• Limitar el acceso a los datos solo al personal autorizado.

• Gestionar correctamente los dispositivos y soportes de almacenamiento.

Protocolos de respuesta ante incidentes

• Definir un plan de actuación ante posibles brechas de seguridad.

• Notificar las incidencias a la AEPD y a los afectados dentro de los plazos establecidos.

Formación y concienciación del equipo

• Capacitar periódicamente al personal sobre las obligaciones en materia de protección de datos.

• Fomentar la cultura de privacidad dentro del despacho.
  
  
  
  

Cómo Geyce ayuda a cumplir el RGPD

Contar con herramientas que integren medidas de protección de datos facilita enormemente el cumplimiento normativo. En este sentido, las soluciones de Geyce aportan funcionalidades clave:

• Gestión centralizada y controlada de toda la información del cliente.

• Accesos protegidos mediante sistemas de autenticación robusta.

• Registro de actividades y trazabilidad de accesos a la documentación.

• Copias de seguridad automáticas y almacenamiento seguro en la nube.

• Actualizaciones constantes para incorporar las novedades legales.

• Módulos de comunicación con el cliente que garantizan la seguridad en el intercambio de documentación.

Gracias a estas funcionalidades, el despacho reduce el riesgo de incumplimientos, mejora la organización interna y transmite mayor confianza a sus clientes.

Preguntas frecuentes

¿Qué datos personales gestiona habitualmente una asesoría?

Datos de identificación, fiscales, laborales, financieros, datos de empleados, contratos y documentación confidencial de empresas y particulares.

¿Es obligatorio nombrar un Delegado de Protección de Datos (DPD)?

Depende del volumen de datos y del tipo de tratamientos. Muchas asesorías no están obligadas, pero es recomendable designar un responsable de cumplimiento interno.

¿Qué ocurre si hay una brecha de seguridad?

Debe notificarse a la AEPD en un máximo de 72 horas y, en algunos casos, también a los afectados si existe riesgo para sus derechos.

¿Cómo pueden los clientes ejercer sus derechos?

A través de canales habilitados por el despacho (email, formularios, plataforma online) donde puedan solicitar acceso, rectificación o supresión de sus datos.

¿La tecnología es suficiente para cumplir el RGPD?

No basta solo con tecnología. Es necesario acompañarla de protocolos internos, formación continua y una correcta gestión de los procesos.

Conclusión

Cumplir con el RGPD en las asesorías requiere un enfoque global que combine buenas prácticas, personal formado y herramientas tecnológicas adecuadas. Soluciones como Geyce permiten a los despachos profesionales gestionar los datos de forma segura, controlada y conforme a la normativa, reduciendo riesgos y fortaleciendo la confianza de los clientes.

Apostar por una buena protección de datos no solo evita sanciones, sino que también refuerza la profesionalidad y competitividad del despacho en un entorno cada vez más exigente.