Formar al equipo al cambiar de ERP: un plan por funciones para una asesoría

En muchos cambios de programa la formación se resuelve con una sesión general para todo el equipo. Tres horas, un recorrido por todas las pantallas y una sensación compartida de haberlo entendido. Al día siguiente, cada persona se sienta ante su tarea concreta y descubre que no sabe hacerla.

La alternativa no es formar más horas, sino formar por funciones: que cada perfil aprenda primero las cuatro o cinco tareas que hace todos los días. Esta guía propone itinerarios por puesto, un calendario alrededor del arranque y los materiales mínimos que conviene dejar preparados.

1. Por qué falla la sesión general

• Mezcla perfiles con necesidades distintas, así que la mitad del contenido no sirve a cada asistente.
• Enseña a recorrer menús, no a completar tareas de principio a fin.
• Usa la empresa de ejemplo del programa, que no se parece a los clientes reales.
• Se imparte demasiado pronto o demasiado tarde respecto al día del arranque.
• No deja nada escrito, así que la duda se resuelve preguntando al compañero, que tampoco lo sabe.

2. Un itinerario por función

El criterio es simple: cada persona tiene que salir de la formación sabiendo hacer sola su trabajo del primer día. Todo lo demás puede esperar a la segunda vuelta.

3. Formar con datos del despacho, no con la empresa de ejemplo

La formación rinde mucho más cuando se hace sobre casos propios: un cliente con muchas facturas, otro con convenio complicado, una empresa con varios centros de trabajo. El equipo aprende el programa y, de paso, valida la conversión.

• Selecciona tres o cuatro clientes representativos antes de la primera sesión.
• Plantea tareas completas: desde que llega el documento hasta que queda contabilizado y archivado.
• Anota cada diferencia respecto al programa anterior: ahí están las dudas que se repetirán después.
• Deja que cada persona ejecute la tarea; ver cómo la hace otro no genera autonomía.

4. Calendario alrededor del arranque

1. Dos semanas antes. Sesión corta de orientación general: estructura, navegación y vocabulario del programa.
2. Una semana antes. Itinerarios por función con casos reales, en grupos pequeños.
3. Semana del arranque. Acompañamiento durante la operativa, con alguien disponible para resolver en el momento.
4. A los treinta días. Segunda vuelta: lo que se quedó fuera, atajos y automatizaciones.
5. A los noventa días. Revisión de criterios y de hábitos adquiridos, que es cuando aparecen los vicios de uso.

Si aún no has fijado la fecha del cambio, en cuándo cambiar de software contable comparamos los momentos del año y el calendario de preparación.

5. Materiales mínimos que conviene dejar hechos

• Una página por función con las tareas del día a día y la ruta exacta para hacerlas.
• Checklist de cierre mensual y trimestral, con el orden de las comprobaciones.
• Listado de criterios del despacho: cuentas, conceptos, series, nomenclatura de documentos.
• Qué hacer cuando: los cinco o seis errores más probables y su solución.
• Quién resuelve qué: referente interno, soporte del proveedor y vía de contacto.

Estos materiales no son documentación del programa, que ya existe: son las instrucciones de cómo trabaja este despacho con ese programa. Es lo que ahorra la mayor parte de las consultas repetidas.

6. Referentes internos por área

Designar una persona de referencia por área, con algo de tiempo reservado las primeras semanas, reduce drásticamente las interrupciones cruzadas. Su papel no es saberlo todo, sino recoger las dudas, resolver las fáciles y trasladar las demás en bloque, evitando que la misma pregunta se haga cinco veces por separado.

7. Cómo saber si la formación ha funcionado

• Porcentaje de tareas del primer día completadas sin ayuda.
• Número de consultas repetidas sobre el mismo punto en la primera semana.
• Tiempo empleado en el primer cierre mensual comparado con el habitual.
• Incidencias por criterio (cuentas, conceptos, series) detectadas al revisar el primer periodo.
• Personas que siguen usando el programa anterior para consultar lo que no encuentran en el nuevo.

Preguntas frecuentes

¿Cuántas horas de formación hacen falta?

Depende del número de funciones distintas, no del tamaño del despacho. Es más útil repartir las horas en varias sesiones cortas por función, con trabajo real entre ellas, que concentrarlas en una jornada completa.

¿Conviene formar a todo el equipo a la vez?

Solo la parte general. Los itinerarios funcionan mejor en grupos de tres o cuatro personas con el mismo trabajo, porque las preguntas son comparables y se resuelven en contexto.

¿Qué pasa con quien se incorpora después?

Ahí es donde más valen los materiales propios y los cursos periódicos del proveedor: una persona nueva puede ponerse al día leyendo la página de su función y asistiendo a una formación programada, sin montar una sesión a medida.

¿Y si alguien del equipo se resiste al cambio?

Casi siempre el rechazo es miedo a perder soltura, no oposición al programa. Dar a esa persona un papel en las pruebas y en la definición de criterios suele cambiar la actitud mejor que cualquier argumento.

El siguiente paso

La formación no es un trámite del final del proyecto: es la parte que decide si el cambio se nota en el trabajo diario. En Geyce hay formación con tutor y cursos periódicos, de modo que el equipo puede empezar con lo imprescindible y completar el resto sin parar la operativa.

Puedes ver cómo funciona el área de formación, qué cubre la atención al cliente y cómo se plantea el proyecto completo en cambiar de software. Si estás calculando el esfuerzo total, en cómo calcular el coste del cambio incluimos las horas de formación como una partida más.

Muéstranos cómo organizáis el trabajo y revisamos qué podría centralizarse y qué plan de formación encaja con vuestras funciones. Escríbenos desde contacto.