5 Consejos para escoger el ERP más adecuado para tu despacho

Muchas gestorías o despachos se están planteando cambiar el ERP de la empresa. Colegas de la profesión comentan sobre nuevas funcionalidades o sobre soluciones integradas ERP que parecen prometedoras. El cambio de ERP es un proceso crítico, que requiere un buen análisis. Por ello, planteamos 5 preguntas clave para ayudar a encontrar el ERP ideal para cada asesoría.

1. ¿Cuáles son las necesidades no cubiertas o nuevos requerimientos en la actual gestión del despacho?

Pueden darse diferentes escenarios; los analizamos uno por uno:

• Las asesorías y despachos no tienen una suite totalmente integrada y se usan diferentes programas: contabilidad, rentas, laboral… de diferentes fabricantes. En este caso, es clave conseguir un ERP especializado en asesorías que integre todas las funcionalidades de todas las áreas que se deben cubrir en la asesoría o despacho.
• Los ERP no especialistas en asesorías adolecen de funcionalidades específicas para los despachos. En estas situaciones, hay que personalizar el programa, una tarea que realiza un personal no experto en asesorías. Como resultado, a veces las soluciones son erróneas y no se llegan a los plazos marcados por los organismos oficiales. En cualquier caso, son solo soluciones parciales. Un ERP especialista en asesorías y despachos va a dar respuesta de manera integral, fiable y probablemente menos costosa, y con la seguridad de estar totalmente actualizados a nivel legal y de prestaciones.
• También hay casos donde el programa contratado no permite conectarse con otras aplicaciones que pueden ser necesarias (facturación de los clientes, agregador bancario, digitalización de facturas...), o no integra alguno de los módulos (como Renta). La situación ideal para una asesoría de tamaño medio o grande es tener un ERP con todos los programas necesarios para las asesorías y, además, poder contar con un Sistema de API para integrar otros programas.

2. ¿Qué pasa con la base de datos existentes, con toda la información que la asesoría tiene? ¿Cómo conocer sobre el proceso de traspaso y los resultados?

El dato de la asesoría es de vital importancia. Se debe mantener toda la trazabilidad de la información. Y es clave que el proveedor ofrezca garantías, más allá de “decir que sí, que se traspasa todo”.

Algunas empresas fabricantes de software tienen este aspecto muy desarrollado, con módulos específicos para la transferencia de datos. Geyce ha creado un módulo de conversión automático desde su propio ERP que garantiza el 95% de los datos desde las plataformas de A3 o Sage. También tiene disponible una serie de conversiones automáticas para aquellas asesorías que trabajan en otras plataformas que tienen la necesidad de mejorar su ERP actual sin la pérdida de sus datos, su patrimonio.

El traspaso es un aspecto clave. Hace falta tener toda la información previa en el nuevo sistema. Poder anticipar cómo va a ser el proceso de traspaso ayuda a poder definir etapas y responsables internos. Fabricantes de ERP como Geyce Software tienen la figura del “tutor” que acompaña a la asesoría en todo el proceso. Esta figura resulta factor clave para “evitar desgastes” y facilitar la integración y la excelencia de éxito en todo el proceso de traspaso, formación y puesta en marcha con sus datos en real.

Este sería un posible check list para verificar la idoneidad:

• Que sea una solución para asesorías: verificar qué tipos de clientes lo tienen, y si son empresas similares
• Que tenga un completo apartado de gestión fiscal, área laboral, rentas, gestión de impuestos… áreas clave en el ámbito de asesorías y despachos
• Que tenga API para conexión a otros programas como agregadores bancarios, facturación de clientes, escaneo de facturas. Las asesorías medianas y grandes necesitan poder tener estos servicios adicionales con el fin de rentabilizar cada uno de sus departamentos.
• Que permita adaptaciones personalizadas a las necesidades específicas de la asesoría. Es clave trabajar en una base de datos SQL, pues permite personalizar informes de Business Intelligence específicos que cubran las necesidades particulares de los clientes

La elección de un ERP es una decisión estratégica y de largo plazo.  Este es un gran reto de todos los departamentos de la asesoría. Todos deben estar convencidos de que el cambio a una nueva suite totalmente integrada les va a permitir automatizar procesos internos de la asesoría y gestión interna y, por tanto, poder dedicar más tiempo a sus clientes y fidelizarlos. Los responsables de cada una de las áreas deben liderar en este cambio. Cambiar un software significa cambiar las maneras de trabajar… y significa cambiar rutinas y hábitos; implica la obligación de renovarse, actualizarse, comprometerse. Liderar un cambio estratégico tecnológicamente.

La renovación del ERP es un cambio crítico para las asesorías, especialmente para aquellas medianas y grandes. Les permite ganar en eficiencia y rentabilidad… pero tiene un coste inicial de mayor esfuerzo de todos. Hay que compartir la visión y poner medios para hacer “el cambio accesible” para todos, en todos los niveles de la organización. Muchas veces las barreras están entre los miembros del comité de dirección, o con los directivos más seniors.  Y desde una visión cortoplacista debido a las urgencias y presiones en el día a día. Se anteponen las urgencias del corto plazo frente a una visión más estratégica y a largo plazo. El día a día no puede ofuscar lo que nos depara el futuro. La asesoría que se quede en una zona de confort, se encontrará en inferioridad frente a las que han optado por una transición tecnológica.

La tecnología cambia la realidad de los puestos de trabajo. Y las empresas, o cambian y se adaptan, o se pueden quedar fuera de la carrera de la eficiencia.  Hablar, hacer participar a los implicados desde un principio, formación, soporte personalizado (el tutor mencionado antes)… e incluso, plantear incentivos especiales para la puesta en marcha; todo ello puede ser de ayuda. 

Los gerentes de las asesorías se mueven entre estas 2 alternativas.

Es muy importante anticipar cómo va a responder a las necesidades específicas de las asesorías. Aquí es clave un análisis detallado de los requerimientos y las aportaciones de cada solución. Y mirar la letra pequeña con detenimiento puede evitar sobreentendidos y errores posteriores.

Un segundo aspecto crítico que puede ayudar a decidir es: "¿QUÉ ME OFRECE LA NUEVA SUITE EN LA QUE ESTOY INTERESADO?" Es muy importante disponer de esta información. Y otras preguntas a considerar son: "¿Cuándo me van a facilitar la nueva aplicación de cálculo de la pre-renta?" "¿Cuándo voy a disponer de la nueva actualización del siguiente año de Impuesto de Sociedades?" "¿Cuándo voy a disponer de la incorporación de los datos fiscales de renta y patrimonio?" "¿En cuánto tiempo se adaptan las nuevas reformas legales en mi ERP?"

Es un cambio fundamental donde el servicio de programación juega un rol muy importante. Es el core de la confianza y seguridad con el ERP que se trabaja.  Hay foros que aportan información interesante.

También es fundamental, al considerar el ERP, conocer “¿Quién me atiende?” Es importante que sean Personas. Con nombre. Que conozcan las casuísticas específicas de la asesoría. Con un plazo de respuesta inmediato. Que conozcan los servicios y la legislación vigente. Que estén constantemente formadas en un equipo que forma empresa. Sentir la seguridad que estar en buenas manos después de tomar la decisión de cambio del ERP es la mejor prueba de haber acertado en la elección.

Y un tercer aspecto hace referencia a la “garantía en el traspaso de datos”. Aquí, el punto 3 da indicaciones claras.

Las soluciones más conocidas no necesariamente son las más adecuadas; pueden ser aproximaciones generales, pero no necesariamente están pensadas para los requerimientos específicos del sector.

Las respuestas a estas 5 preguntas deben ayudar a escoger el ERP más adecuado. Si quieres, en Geyce te podemos dar más información sobre nuestra solución y mostrarte casos de éxito de empresas similares a la tuya.  Contáctanos sin ningún compromiso. Nos gustará conocer tu caso.