Qué comprobar en una demo de software para asesorías: 15 preguntas antes de decidir

Una demo mal preparada se convierte en un recorrido por menús: el comercial enseña lo que su programa hace mejor y el despacho sale con buena sensación y sin respuestas. Dos semanas después aparecen las dudas de siempre: ¿esto cómo se hace con mis clientes?, ¿y mis históricos?

La forma de evitarlo es sencilla: llevar tus propios casos y una lista de preguntas cerradas. Aquí tienes 15 preguntas concretas y las señales de alerta que conviene detectar antes de firmar nada.

Antes de la demo: prepara tres casos reales de tu despacho

En lugar de pedir “una demostración general”, elige tres situaciones que te den trabajo de verdad y pide verlas de principio a fin. Por ejemplo:

• un cliente con mucho volumen de facturas de compra,
• un cierre trimestral con las incidencias típicas,
• y una nómina con variables e incidencias del mes.

Envía esos casos por escrito antes de la reunión. Una buena demo se prepara: si nadie te pregunta cómo trabajáis, la demostración será genérica.

Las 15 preguntas que deberías llevar escritas

Sobre el trabajo diario

1. ¿Puedo ver este proceso completo con un caso parecido al mío y no con datos de ejemplo perfectos?
2. ¿Cuántas pantallas hacen falta para la tarea que más repite mi equipo?
3. ¿Qué pasa cuando algo viene mal: un dato que falta, un duplicado, un importe que no cuadra?
4. ¿Dónde se ve el estado del trabajo de cada cliente y quién lo actualiza?
5. ¿Qué se puede hacer sin salir del programa y qué obliga a usar Excel o el correo?

Sobre los datos y el cambio de programa

6. ¿Qué datos se convierten desde mi programa actual y cuántos ejercicios de histórico?
7. ¿Puedo comprobar el resultado de la conversión antes de contratar?
8. ¿Cómo saco mi información del sistema si algún día quiero cambiar?
9. ¿Qué integraciones existen ya con las herramientas que usan mis clientes y cuáles habría que desarrollar?

Sobre normativa y actualizaciones

10. ¿Quién adapta el programa a los cambios normativos y con qué plazos habituales?
11. ¿Las actualizaciones están incluidas en la cuota o se facturan aparte?
12. ¿Cómo se avisa al despacho de un cambio que afecta a su forma de trabajar?

Sobre soporte, formación y precio

13. ¿Quién me atiende cuando tengo una incidencia, por qué canal y en qué horario?
14. ¿Qué formación incluye la puesta en marcha y qué cuesta una sesión extra cuando entra alguien nuevo?
15. ¿Qué partidas quedan fuera del presupuesto que me acabas de enseñar?

Señales de alerta durante una demo

• Solo se enseñan pantallas de alta y nunca la parte de revisión, corrección o cierre.
• Se esquiva tu caso concreto con un “eso también se puede hacer”, sin mostrarlo.
• Los datos del ejemplo son demasiado limpios: sin duplicados, sin rectificativas, sin excepciones.
• No aparece nadie del equipo técnico o de conversiones cuando preguntas por datos e históricos.
• Se responde al precio con una cifra global, sin desglose.

Cómo comparar dos demos sin quedarte solo con la sensación

Después de cada reunión, puntuad en equipo los mismos apartados: los tres casos reales, la conversión de datos, el soporte, la formación y el precio desglosado. Anotad también qué quedó sin ver, porque eso suele ser lo que después genera trabajo.

Si además quieres poner números a la decisión, te puede servir el artículo sobre cómo calcular el coste total del cambio.

Preguntas frecuentes

¿Cuánto debería durar una demo de software para asesorías?

Funcionan mejor dos sesiones cortas y centradas por área que una única reunión larga. Así participa quien de verdad va a usar cada módulo.

¿Quién del despacho debería asistir?

Dirección y, al menos, una persona de contabilidad y otra de laboral. Quien hace la tarea a diario detecta en cinco minutos lo que en una presentación no se ve.

¿Se puede probar el programa con mis datos?

Es la prueba más útil. En el caso de Geyce, el servicio de importación de datos permite comprobar la conversión antes de contratar el ERP.

El siguiente paso

Cuéntanos qué programa utilizas y estudiamos cómo plantear el cambio. Preparamos una demostración centrada en los procesos de tu despacho, no un recorrido genérico por el menú.

Puedes ver cómo funciona el proceso en la página de cambiar de software o escribirnos directamente.