Migrar de A3 o Sage: qué datos debe validar tu asesoría antes del traspaso

Cuando una asesoría decide cambiar de programa, la pregunta que aparece antes que el precio es siempre la misma: ¿qué pasa con mis datos? Años de clientes, contabilidad, nóminas, facturación y modelos no se pueden perder por el camino.

La respuesta práctica es preparar el traspaso: saber qué tienes, decidir qué necesitas conservar y validar el resultado antes de trabajar en serio con el sistema nuevo. Esta es la lista de comprobaciones que conviene tener sobre la mesa.

1) Antes de pedir el traspaso: haz inventario

Da igual el programa de origen: el primer paso es un inventario honesto. Anota qué módulos usáis de verdad, cuántos clientes activos tenéis, cuántos ejercicios hay abiertos y qué información vive fuera del programa (hojas de cálculo, carpetas compartidas, notas internas).

Ese último punto es el que más sorpresas da: buena parte del conocimiento del despacho suele estar fuera del software.

2) Qué validar, área por área

Clientes y terceros

• Datos identificativos y fiscales completos, sin duplicados.
• Domicilios, personas de contacto y datos de facturación.
• Relaciones entre empresas de un mismo grupo o titular.
• Clientes inactivos: decidir si se traspasan o se archivan.

Contabilidad

• Plan contable y cuentas propias creadas por el despacho.
• Saldos de apertura y cierre de cada ejercicio.
• Asientos predefinidos y plantillas de uso habitual.
• Criterios de amortización y bienes de inversión.

Facturación y gestión del despacho

• Series y numeración de facturas emitidas.
• Cuotas periódicas, conceptos y servicios facturables.
• Cobros pendientes y formas de pago.

Laboral y nóminas

• Datos de trabajadores, contratos y jornadas.
• Acumulados del ejercicio: bases, retenciones y conceptos.
• Convenios y tablas aplicadas por cliente.
• Histórico de recibos y documentos laborales.

Modelos, obligaciones e históricos

• Modelos presentados y calendario de obligaciones por cliente.
• Datos necesarios para comparar con ejercicios anteriores.
• Documentación asociada que se consulta con frecuencia.

3) Tabla de comprobaciones del traspaso

Qué se comprueba	Cómo comprobarlo	Quién lo valida
Número de clientes convertidos	Contar altas en origen y destino	Dirección o administración
Saldos contables	Balance de sumas y saldos del mismo periodo	Responsable de contabilidad
Acumulados laborales	Resumen de bases y retenciones por trabajador	Responsable de laboral
Facturación	Total facturado y último número de cada serie	Administración
Terceros duplicados	Listado ordenado por NIF y por nombre	Equipo que da de alta clientes
Históricos	Consultar tres casos reales completos	Quien atiende al cliente

La clave de esta tabla no son las cifras, sino que cada comprobación tenga un responsable con nombre y una fecha.

4) Históricos: cuánto conviene traer

Traer todo suena tranquilizador, pero encarece y alarga el proceso. Una decisión razonable es distinguir tres bloques: lo que necesitas para trabajar (ejercicio en curso y anterior), lo que necesitas para comparar y presentar, y lo que solo se consulta de forma excepcional, que a veces puede quedar accesible en consulta sin convertirse.

5) Errores habituales en un traspaso

• Empezar sin haber cerrado y cuadrado el ejercicio en el sistema de origen.
• No revisar duplicados de terceros antes de convertir.
• Olvidar los datos que están en hojas de cálculo paralelas.
• No validar los acumulados laborales antes de la primera nómina.
• Dejar la revisión para cuando ya se trabaja a diario con el sistema nuevo.
• No documentar qué se convirtió y qué se dejó fuera a propósito.

6) Cómo se ordena el proceso

Un traspaso ordenado tiene un estudio inicial del sistema de origen, una estimación del alcance, la preparación de la información, la conversión, la validación por áreas y la puesta en marcha acompañada. En Geyce existe un departamento específico de conversiones que estudia el origen y el alcance antes de dar plazos, y el servicio de importación de datos permite comprobar la conversión antes de contratar el ERP.

Si además estás valorando costes, puede ayudarte el artículo sobre cómo calcular el coste total del cambio.

Preguntas frecuentes

¿Se pueden migrar los datos desde A3 o Sage?

Geyce dispone de conversiones automáticas para los principales proveedores del mercado y puede convertir desde otros orígenes previo estudio del caso. El alcance concreto depende de los módulos y del estado de los datos.

¿Cuánto dura una migración de datos?

Depende del volumen, del sistema de origen y de la complejidad. Por eso el departamento de conversiones hace un estudio previo antes de dar una estimación de tiempo.

¿Hay que parar la actividad del despacho?

El objetivo es organizar el proceso para que la transición sea lo más cómoda posible. Mientras se realiza el traspaso, el equipo puede avanzar con la formación en paralelo.

El siguiente paso

Cuéntanos qué programa utilizas y estudiamos cómo plantear el cambio. Revisamos el origen de tus datos, el alcance del traspaso y las comprobaciones que conviene hacer en tu caso.

Puedes ver el proceso completo en la página de cambiar de software o escribirnos.