¿Cuánto cuesta un software para asesorías? Cómo calcular el coste total del cambio

Cuando una asesoría pide presupuesto para cambiar de software, casi siempre recibe una cifra: el precio de las licencias. El problema es que esa cifra no es el coste del cambio, y por eso muchas comparativas acaban poniendo una al lado de otra dos ofertas que no incluyen lo mismo.

Aquí tienes los conceptos que conviene pedir por escrito antes de decidir y una plantilla para comparar presupuestos. No encontrarás precios: cada despacho parte de una situación distinta y una cifra genérica solo serviría para desorientar.

1) Licencias: qué modelo de contratación te están ofreciendo

Lo primero es aclarar qué se paga y cada cuánto: suscripción periódica, licencia con cuota de mantenimiento, pago por usuario o por volumen de trabajo. Dos ofertas con la misma cifra anual pueden esconder compromisos muy distintos.

Qué pedir por escrito: duración del compromiso, periodicidad de la factura, coste de añadir un usuario a mitad de año y criterio de actualización del precio en las renovaciones.

2) Módulos: paga por las áreas que trabaja tu despacho

Las soluciones para asesorías suelen ser modulares: contabilidad, nóminas, gestión y facturación, modelos, sociedades, renta o portal del cliente. El precio depende de las áreas que necesites, y ahí es donde aparecen la mayoría de las diferencias entre presupuestos.

Antes de comparar, ordena tu situación en tres listas:

• lo que usáis a diario y no podéis perder,
• lo que usáis solo en campaña (renta, sociedades, cierres),
• y lo que estáis pagando hoy sin utilizar.

Ese tercer bloque suele explicar por qué una oferta aparentemente más cara acaba saliendo mejor.

3) Usuarios: cómo afecta el tamaño y la rotación del equipo

Conviene saber si el precio va por usuario nominal, por usuario concurrente o por despacho. Si en tu asesoría hay personal de refuerzo en campaña, pregunta expresamente cómo se factura un alta temporal y si existe algún mínimo anual.

4) Conversión de datos: el concepto que más varía entre presupuestos

Es la partida con más diferencias y la que más preocupa al despacho: clientes, terceros, contabilidad, facturación, laboral, modelos e históricos. No todos los proveedores incluyen lo mismo ni convierten la misma profundidad de histórico.

Preguntas que conviene hacer:

• ¿Qué datos entran en el precio y cuáles se presupuestan aparte?
• ¿Cuántos ejercicios de histórico se traspasan?
• ¿Hay conversión automática desde tu programa actual o requiere un análisis previo?
• ¿Se puede comprobar el resultado de la conversión antes de contratar?
• ¿Quién valida que los datos convertidos son correctos y en qué plazo?

En Geyce, la importación y transferencia de datos la trabaja un departamento específico de conversiones, que estudia el sistema de origen y el alcance del traspaso antes de dar una estimación.

5) Implantación y puesta en marcha

Además de la conversión, el arranque tiene trabajo propio: parámetros del despacho, planes contables, series de facturación, plantillas, permisos por usuario y revisión de los primeros cierres. Pide que el presupuesto indique qué tareas hace el proveedor y qué tareas quedan de tu lado.

6) Formación del equipo

Un software bien implantado y un equipo sin formar sigue siendo un problema. Comprueba si la formación está incluida, en qué formato (tutor asignado, sesiones por área, cursos periódicos), cuántas personas cubre y qué cuesta una sesión adicional cuando entra alguien nuevo.

7) Integraciones y conexiones con otras herramientas

Casi ninguna asesoría trabaja con una sola aplicación. Si tenéis facturación de clientes, RRHH o herramientas de terceros, el coste real depende de cómo se conecten: por API, por ficheros o a mano. Pregunta qué integraciones existen ya, cuáles requieren desarrollo y si ese desarrollo se factura aparte.

8) Soporte, actualizaciones normativas y mantenimiento

En un despacho profesional esto no es un extra: es parte del producto. Aclara si el servicio de atención al cliente está incluido, por qué canales se atiende, en qué horario y si las actualizaciones normativas y de versión entran en la cuota.

9) El coste que no aparece en el presupuesto: las horas de tu equipo

Es la partida más olvidada y muchas veces la más alta. Estima, aunque sea de forma aproximada, las horas de preparación de datos, formación, doble trabajo durante la transición y revisión de los primeros cierres. Multiplícalas por tu coste hora y tendrás la cifra que de verdad decide si el cambio compensa.

Plantilla para comparar presupuestos de software para asesorías

Traslada cada oferta a una tabla como esta. La idea no es quedarse con el número más bajo, sino detectar qué falta en cada presupuesto.

Cómo calcular el coste total del cambio

Una fórmula sencilla para el primer año:

1. Coste recurrente: licencias o suscripción de los módulos y usuarios que necesitas.
2. Coste de entrada: conversión de datos, implantación y formación.
3. Coste interno: horas del equipo dedicadas al cambio.
4. Coste evitado: lo que dejas de pagar del sistema anterior y el trabajo manual que desaparece.

Con esos cuatro bloques puedes comparar ofertas y, sobre todo, explicar la decisión dentro del despacho con criterios y no con impresiones.

Preguntas frecuentes

¿Cuánto cuesta un software para asesorías?

No existe un precio único: depende de los módulos, del número de usuarios, del volumen de datos a convertir y de los servicios incluidos. Cualquier cifra cerrada sin conocer el punto de partida del despacho es orientativa.

¿La conversión de datos se paga aparte?

Depende del proveedor y del caso. Es uno de los conceptos que más varía, así que conviene pedir por escrito qué datos e históricos entran en el precio y qué requiere un estudio previo.

¿Qué es más caro: cambiar de software o mantener el actual?

Para responderlo hay que comparar el coste del cambio con el coste de seguir igual: horas de trabajo manual, duplicidad de datos, incidencias en los cierres y tareas que no se pueden facturar.

¿Se puede probar la conversión antes de contratar?

Es una pregunta clave en cualquier comparativa. En el caso de Geyce, el servicio de importación de datos permite comprobar la conversión antes de contratar el ERP.

El siguiente paso

Si estás valorando el cambio, lo más práctico es partir de tu situación real. Cuéntanos qué programa utilizas y estudiamos cómo plantear el cambio: revisamos el origen de tus datos, el alcance del traspaso y qué módulos necesita tu despacho.

Puedes ver cómo funciona el proceso en la página de cambiar de software, consultar el servicio de importación de datos o escribirnos directamente.